Privatlivspolitik for Finch

Hvem er ansvarlig?

Finch er dataansvarlig for oplysninger om din konto, dit login og platformens sikkerhed. Kontakt os på hello@finch.dk. For personoplysninger, som din organisation lægger ind eller behandler i Finch, er organisationen dataansvarlig, og Finch er databehandler på organisationens vegne.

Login og oplysninger om dig

Login sker gennem Microsoft Entra External ID, eventuelt med Google som loginmulighed. Finch modtager loginudbyderens stabile bruger-id og, når udbyderen leverer dem, navn og e-mail. Navn og e-mail i loginprofilen gemmes krypteret. Når loginudbyderen har verificeret din e-mailadresse, gemmer vi den også som din indbakkeadresse, så agenter kan sende dig henvendelser. Indbakken knytter adressen til din personlige konto på tværs af organisationer. Adressen slettes ved kontosletning. Kontoen genkendes gennem en beskyttet identifikator afledt af loginudbyderen og det stabile bruger-id.

Vi gemmer desuden oplysninger om sessioner, tidspunkter for login og aktivitet, udløb, logout, organisationsmedlemskaber og sikkerhedskontrol. Loginudbyderens ID-token opbevares krypteret til brug ved logout. Oplysningerne bruges til at genkende dig, vise din profil, give adgang til de rette organisationer og beskytte konti og data.

Hvorfor må vi behandle oplysningerne?

Når du selv har en aftale med Finch, behandler vi nødvendige kontooplysninger for at levere tjenesten efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Når du bruger Finch gennem din organisation, er grundlaget for Finchs egen konto- og loginbehandling vores og organisationens legitime interesse i at give de rette brugere adgang, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. Sikkerhedsbehandlingen bygger på vores legitime interesse i at beskytte tjenesten mod misbrug og uautoriseret adgang efter samme bestemmelse. Loginoplysningerne er nødvendige for at bruge arbejdspladsen. Organisationen fastlægger formål og retsgrundlag for sine egne data.

Organisationens data og agenter

Finch opbevarer organisationens viden, arbejdsopgaver, indhold, historik og tilknyttede data. Menneskers og agenters adgang følger organisationens roller og adgangsregler, som håndhæves i databasen. Organisationen bestemmer, hvilke agenter og integrationer den forbinder. Agenterne kører hos organisationens valgte agentudbyder og kan behandle de oplysninger, de får adgang til. Organisationen er ansvarlig for sine valg af sådanne udbydere og deres behandling af data.

Drift og leverandører

Finch bruger Microsoft Azure til drift og lagring i en EU-region og Microsoft Entra External ID til login; loginoplysningerne hos Entra ligger i Microsofts region West Europe. Microsoft behandler oplysninger som leverandør til disse tjenester. Hvis du vælger Google-login, indgår Google også i loginforløbet. Organisationens egne integrationer og agentudbydere kan modtage oplysninger, når organisationen bruger dem.

Opbevaring og sletning

Vi gemmer ikke oplysninger længere end nødvendigt. Sessionsadgang har tidsbegrænset gyldighed og kan afsluttes ved logout. Login- og sikkerhedshistorik slettes 12 måneder efter, at en session er afsluttet eller udløbet. En konto uden aktivt medlemskab i en organisation og uden login i 24 måneder slettes automatisk med profil, loginbinding og historik.

Du kan til enhver tid slette din konto under »Min profil« eller ved at skrive til hello@finch.dk. Kontoen, dens profil og loginhistorik slettes, og du vises derefter som »Slettet bruger« i de organisationers historik, du har været en del af. Organisationens egne data, herunder arbejde du har udført for den, ejes af organisationen, som fastlægger sine krav til opbevaring og sletning. Slettede oplysninger forsvinder fra sikkerhedskopier, når deres opbevaringsperiode udløber.

Cookies og lokal lagring

Finch bruger en nødvendig login-cookie med op til otte timers levetid og, når du tilslutter en ekstern tjeneste, en nødvendig kortvarig cookie på op til 15 minutter til at føre dig tilbage til den rigtige side. Organisationers offentlige sider kan efter dit samtykke bruge en cookie på op til otte timer til at knytte dine indsendelser til samme besøg; uden samtykke modtages indsendelser uden den kobling, og du kan altid trække samtykket tilbage. Dit valg huskes. På forsiden bruges browserens sessionslager til at huske, om nyhedsbrevsboksen er lukket. Microsoft og eventuelt Google anvender deres egne cookies under login efter deres egne oplysninger om cookies.

Dine rettigheder

Du kan anmode om indsigt og berigtigelse samt, når betingelserne er opfyldt, sletning, begrænsning og dataportabilitet. Du kan også gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser. Skriv til hello@finch.dk om Finchs behandling eller til din organisation om dens behandling. Du kan læse om rettighederne hos Datatilsynet og klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med behandlingen.